Osaühing Multilingua Tõlkebüroo ANDMEKAITSEREEGLID

Andmekaitsereeglites selgitame ja kirjeldame Osaühingus Multilingua Tõlkebüroo (edaspidi „Meie“) kehtivat kliendi isikuandmete töötlemise korda.

Andmekaitsereeglitest saab ülevaate:

1. Meie väärtustest ja põhimõtetest (punkt 1);

2. Isikuandmete vastutavast ja volitatud töötlejast (punkt 2);

3. Töödeldavatest isikuandmetest (punkt 3);

4. Isikuandmete töötlemise eesmärgist ja õiguslikust alusest (punkt 4);

5. Teie õigustest seoses isikuandmetega (punkt 5);

6. Isikuandmete turvalisusmeetmetest (punkt 6);

7. „Küpsiste“ kasutamisest (punkt 7);

8. Käitumisest isikuandmete rikkumise puhuks (punkt 8);

9. Isikuandmete avalikustamisest (punkt 9);

10. Isikuandmete säilitamisest (punkt 10);

11. Kehtivate andmekaitsereeglite leitavusest (punkt 11).

1. Meie väärtused ja üldpõhimõtted isikuandmete töötlemisel

Tegutseme seaduslikult, st et Meil on isikuandmete töötlemiseks alati olemas õiguslik alus ja töötleme isikuandmeid just sellel alusel. Töötlemine on õiglane ning arusaadav ning mõistetav isiku jaoks, kelle isikuandmeid Me töötleme.

Lähtume eesmärgist, st Me määrame isikuandmete töötlemiseks õiguspärase eesmärgi ja töötleme isikuandmeid ainult sel eesmärgil. Avaldame isikuandmete töötlemise eesmärgi selgelt ja arusaadavalt.

Kogume isikuandmeid minimaalselt, st et Me kogume ainult asjakohaseid ja vajalikke isikuandmeid. Isikuandmete kogumisel lähtume isikuandmete töötlemise eesmärgist, st Me ei kogu rohkem isikuandmeid kui vaja.

Hoiame isikuandmeid õigetena, st et vajadusel ajakohastame isikuandmeid ja parandame isikuandmed, mille õigsus on oluline isikuandmete töötlemise eesmärgi seisukohast.

Valime koostööpartnereid hoolikalt, st et edastame isikuandmeid enda volitatud töötlejatele, kellega oleme eelnevalt sõlminud andmetöötluslepingu. Nõuame ja eeldame oma lepingupartneritelt, et nad oleksid isikuandmete töötlemisel hoolikad ja eetilised ning hoiaksid isikuandmeid turvalisust.

Kaitseme isikuandmeid, st et suhtume isikuandmete töötlemisse hoolsalt ja anname endast parima, et isikuandmed oleksid kaitstud. Rakendame erinevaid meetmeid (füüsilisi, tehnilisi, organisatoorseid) isikuandmete kaitsmiseks ebaseadusliku või omavolilise hävitamise, kaotsimineku, muutmise, avaldamise, omandamise või neile lubamatu juurdepääsu eest.

Säilitamise piirang tähendab, et Me säilitame isikuandmeid ainult nii kaua kuni säilitamine on nõutav õigusaktide või lepingu kohaselt või vajalik andmekaitsereeglites määratud eesmärkide saavutamiseks. Vaidlustega seotud Isikuandmeid säilitame kuni nõude aegumiseni. Pärast Isikuandmete säilitamise tähtaja möödumist kustutame Isikuandmed jäädavalt.

2. Meie roll isikuandmete töötlejana

Meie klientideks võivad olla nii füüsilised kui juriidilised isikud.

Töötleme isikuandmeid nii vastutava kui ka volitatud töötlejana. Vastutava töötlejana määrame ise isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid. Volitatud töötlejana järgime isikuandmete töötlemisel vastutava töötleja kirjalikke juhiseid.

Vastutava töötlejana töötleme Me oma füüsilisest isikust klientide isikuandmeid, samuti Meie veebilehe kaudu Meie poole pöördunute, kes ei ole Meie kliendid, isikuandmeid („Teie“).

Volitatud töötlejana töötleme Meie juriidilisest isikust klientide, Meie koostööpartnerite esindajate ja nende poolt Meile edastatud isikuandmeid.

3. Töödeldavad isikuandmed

Isikuandmed on Teie kui füüsilise isikuga otseselt või kaudselt seostatavad andmed, mille abil on mõistliku pingutusega võimalik Teie isik tuvastada.

Kui Te pöördute Meie poole Meie veebilehe kaudu, e-kirja teel või helistades siis Me töötleme Teie isikuandmeid.

Kui olete Meie juriidilisest isikust kliendi esindaja, siis saame Teie isikuandmed koostöölepingu sõlmimise ja täitmise käigus.

Kui Me töötleme Isikuandmeid nõusoleku alusel siis küsime nõusolekut selgelt eristatavalt ja mõistetavalt ning teame, et nõusolekut on alati õigus tagasi võtta.

Töötleme põhiliselt neid isikuandmeid, mida on vaja tõlketeenuse osutamiseks. Muuhulgas töötleme järgmisi isikuandmeid:

1. isiklikke andmeid, nt eesnimi, perekonnanimi;
2. kontaktandmeid, nt telefoninumber, e-posti aadress;

3. teenuse osutamisega seotud andmed, nt lepingu täitmisega ja teenuse osutamisega seotud andmed, päringud, kaebused, maksekäitumise teave;

4. kampaaniates osalemise andmed, nt osalemise info ja võidetud auhinnad;

5. suhtlusandmed, näiteks e-posti vahendusel kogutavad andmed, sotsiaalmeedia vahendusel kogutavad andmed, sõnumite teel edastavad andmed jne.

4. Isikuandmete töötlemise eesmärk ja õiguslik alus

Me töötleme isikuandmeid teenuse osutamiseks, läbirääkimiste pidamiseks teenuse osutamise tingimuste üle, s.h hinnapakkumise esitamiseks, osutatud teenuse analüüsiks; õigusaktidest tulenevate Meie õiguste realiseerimiseks ja kohustuste täitmiseks, sh raamatupidamiskohustuse täitmiseks; Teie päringute ja taotluste menetlemiseks, sh vastamiseks; kampaaniate korraldamiseks.

Põhiliselt on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks lepingu täitmine (andmekaitsereeglite punktid 3(1), 3(2) ja 3(3)) ja juriidilise kohustuse täitmine (andmekaitsereeglite punktid 3(1), 3(2) ja 3(3)), aga samuti Teie nõusolek (andmekaitsereeglite punkt 3(4)) ja Meie õigustatud huvi (andmekaitsereeglite punkt 3(5)).

5. Teie õigused seonduvalt isikuandmetega

Isikuandmete kaitse üldmäärus annab Teile järgmised õigused seoses Teie isikuandmetega:

1. Õigus isikuandmetega tutvuda – Teil on õigus teada, milliseid Isikuandmeid Me Teie kohta säilitame ja kuidas neid töötleme, sh on Teil õigus teada töötlemise eesmärki, isikuid, kellele isikuandmeid avalikustame, teavet automatiseeritud otsuste tegemise kohta ning õigus saada oma isikuandmetest koopiaid.

2. Õigus isikuandmete parandamisele – Teil on õigus nõuda ebapiisavate, puudulike ja väärate isikuandmete parandamist.

3. Õigus isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek tagasi võtta – Teil on õigus võtta tagasi Meile antud nõusolek isikuandmete töötlemiseks. Palun arvestage, et nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.

4. Õigus isikuandmete kustutamisele („õigus olla unustatud“) – Teil on õigus nõuda, et Me kustutaksime Teie isikuandmed (nt kui Te võtate tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusoleku või kui isikuandmeid ei ole enam vaja eesmärgil, millega seoses on need kogutud). Meil on õigus keelduda isikuandmete kustutamisest kui isikuandmete töötlemine on vajalik Meie juriidilise kohustuse täitmiseks, õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks, kaitsmiseks.

5. Õigus töötlemise piiramisele – Teil on teatud juhtudel õigus keelata või piirata oma isikuandmete töötlemist teatud ajaks (nt kui olete esitanud vastuväite isikuandmete töötluse osas).

6. Õigus esitada vastuväiteid – Teil on õigus esitada Meile oma isikuandmete töötlemise osas vastuväiteid, kui Teie isikuandmete töötlemine toimub Meie õigustatud huvist või avalikust huvist lähtudes. Otseturunduse eesmärgil isikuandmete töötlemisele võite Te esitada vastuväite igal ajal ning Me reageerime koheselt.

7. Õigus andmete ülekandmisele – Juhul, kui Teie isikuandmete töötlemine põhineb Teie nõusolekul ja isikuandmeid töödeldakse automatiseeritult, siis on teil õigus saada Teid puudutavaid isikuandmeid, mida Te olete Meile kui vastutavale töötlejale esitanud, struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul ning Teil on õigus edastada Isikuandmed teisele vastutavale töötlejale. Samuti on Teil õigus nõuda, et Me edastaksime isikuandmed otse teisele vastutavale töötlejale, kui see on tehniliselt teostatav.

8. Automaatse otsuste tegemine (sh profiilianalüüs) – juhul, kui oleme Teid teavitanud, et Me teostame automatiseeritud töötlusel põhinevat otsustamist (sh profiiilianalüüsi), mis toob kaasa Teid puudutavaid õiguslikke tagajärgi või avaldab Teile märkimisväärset mõju, siis võite nõuda, et automaatset otsust ei tehtaks üksnes automatiseeritud töötluse alusel.

Enam teavet oma õiguste kohta leiate isikuandmete kaitse üldmääruse 3.peatükist.

Kui Te soovite kasutada mõnd isikuandmete töötlemisega seotud õigust või Teil on küsimus isikuandmete töötlemise kohta siis palun saatke Meile sellekohane e-kiri aadressil: . Me vastame tavaliselt ühe kuu jooksul ning kui vastus eeldab isikuandmete väljastamist, kontrollime eelnevalt taotluse esitaja isikusamasust.

Kui Teid ei rahulda Meie antud vastus siis saate alati pöörduda kaebusega järelevalveasutuse poole (www.aki.ee).

6. Isikuandmete turvalisusmeetmed

Rakendame erinevaid meetmeid (füüsilisi, tehnilisi, organisatoorseid) isikuandmete kaitsmiseks ebaseadusliku või omavolilise hävitamise, kaotsimineku, muutmise, avaldamise, omandamise või neile lubamatu juurdepääsu eest.

Oleme määranud isikuandmetele juurdepääsupiirangud oma töötajatele ja Meie volitatud töötlejatele. Isikuandmetele pääsevad ligi ainult need isikud, kes vajavad juurdepääsu oma ülesannete täitmiseks.

Kasutame ainult neid volitatud töötlejaid, kes on andnud Meile piisava tagatise ning kelle võimesse töödelda isikuandmeid turvaliselt Me usume. Sõlmime kõikide oma volitatud töötlejatega kirjalikud lepingud, millega tagame, et iga Meie volitatud töötleja rakendab isikuandmete osas piisavaid kaitsemeetmeid.

7. „Küpsised“ ja nende kasutamine

Me kasutame oma veebilehel ”küpsiseid”, millega saate nõustuda, kui otsustate Meie veebilehte kasutada. „Küpsised“ on väikesed tekstifailid, mis salvestuvad veebilehe külastaja arvuti kõvakettale ja aitavad Meil Teile pakutavaid veebilehe teenuseid parandada ja neid Teie jaoks mugavamaks muuta.

Kogume andmeid selle kohta, kuidas Te suhtlete Meie veebilehega. Peale selle võime koguda teavet Teie arvutist või seadmest, nagu näiteks IP-aadress, Teie kasutatav veebilehitseja ja keeleseaded. Neid andmeid kasutame statistilistel eesmärkidel Meie veebilehe parandamiseks ja Teile kohandatud sisu kuvamiseks.

Kui Te eelistate, et Teie isikuandmeid veebilehel ei töödeldaks, saate aktiveerida oma veebilehitseja privaatse sirvimise (private browsing) funktsiooni.

8. Isikuandmete töötlemise rikkumine

Palun teavitage Meid koheselt Teile teadaolevatest isikuandmete töötlemise rikkumisest või rikkumise ohust aadressil . Me suhtume isikuandmete turvalisuse teemasse tõsiselt ning reageerime koheselt võimalikule rikkumisjuhule.

9. Isikuandmete avaldamine

Me avaldame Teie isikuandmeid või anname neile juurdepääsu ametiasutustele või järelevalveasutusele kui Meil on selleks vastav juriidiline kohustus.

Me avaldame Teie isikuandmeid Meie volitatud töötlejale, samuti isikutele, kellel on seaduslik õigus isikuandmete saamiseks.

Töötleme isikuandmeid põhiliselt Euroopa Majanduspiirkonna (lisaks EL-i riikidele Norra, Liechtenstein, Island) piires. Juhul, kui Meil on vaja edastada isikuandmeid väljaspoole Euroopa Majanduspiirkonda, siis toimub edastus isikuandmete kaitse üldmääruse nõuete kohaselt.

10. Isikuandmete säilitamine

Me säilitame Isikuandmeid nii kaua kuni see on kohustuslik või lubatud õigusaktide kohaselt või vajalik Andmekaitse reeglites märgitud eesmärkide saavutamiseks.

Näiteks juriidilise kohustuse eesmärgil töödeldavaid isikuandmeid säilitame nii kaua kuni vastav juriidiline kohustus on kehtiv (nt raamatupidamise seaduses sätestatud kohustus 7 a). Vaidlustega seotud isikuandmeid säilitame kuni nõude aegumiseni.

Pärast Isikuandmete säilitamise tähtaja möödumist kustutame Isikuandmed jäädavalt.

11. Kehtivad Andmekaitsereeglid

Kehtivad Andmekaitsereeglid on kättesaadavad Meie veebis www.multilingua.ee.

Palun arvestage, et võime Andmekaitsereegleid aeg-ajalt ajakohastada.